「販売や在庫、会計の基幹システムのことを聞ける人が、社内に1人しかいない」「その人が休むと、月末の締めが止まる」「保守を頼んでいる会社の担当者が、来年定年だと言っている」。ふだんは動いているので後回しにしてきたけれど、退職や定年の話が出てきて、初めて怖くなった。かといって、システムを入れ替える予算も時間もない。基幹システムの属人化は、こうした形で表に出てきます。
この記事では、基幹システムの属人化を、社内システム全体の属人化の解消の進め方と合わせて説明します。誰に頼っているかで変わる打つ手、放っておくと何が起きるか、5分でできる自己チェック、そして「止まると困る順」に進める5つの手順を順に見ていきます。最後に、手順を進めても解消できないときに、外部に保守を引き継ぐか作り替えるかの判断も書きます。読み終えるころには、「来週まず何を書き出し、誰と話せばよいか」が分かるようにしています。
私たちアストラルコードは、作った人や会社がいなくなったシステムを引き取って動かす仕事をしています。引き取るときに最初に確かめるのは、「誰の名義で、どこにあり、誰が直せるか」の3つです。この記事は、その3つを基幹システムに当てはめてまとめたものです。
基幹システムの属人化は、「誰に頼っているか」で打つ手が変わる
結論から言うと、属人化を解消する前に、「社内の人に頼っているのか」「ベンダー（システムを作った会社や保守の会社）の人に頼っているのか」を分けてください。同じ属人化でも、話す相手と、取り戻すものが違うからです。
基幹システムの属人化とは
基幹システムとは、販売管理・在庫管理・生産管理・会計・給与など、止まると会社の業務そのものが止まるシステムのことです。基幹システムの属人化とは、「この人がいないと、このシステムで何かあったときに誰も手を出せない」状態のことです。社内システムが「ブラックボックス化している」と言われるのも、この状態です。ブラックボックス化とは、中で何が起きているかを、外から確かめられなくなることを言います。
「業務の属人化」という言葉もありますが、見ている場所が違います。業務の属人化は「月末の締めを、どの順番でやるか知っている人が1人」という話です。システムの属人化は「締めの処理でエラーが出たとき、原因を調べて直せる人が1人」という話です。基幹システムでは、この2つが同じ1人に重なっていることがよくあります。解消するときは、後ろ側の「システムの中身と入り口を会社で持つ」ことから考えると進めやすくなります。
社内の担当者に頼っている場合
社内に、システムに詳しい担当者が1人いる型です。中小企業では、総務や経理の人がシステムの面倒も見ている「ひとり情シス」の形がよく見られます。長く担当しているうちに、日々の操作、マスターの登録、月次の処理、エラーが出たときの対処が、すべてその人の頭の中に入っていきます。
この型で特に気をつけたいのは、名義とログインです。サーバーや管理画面に、担当者個人のメールアドレスやアカウントでしか入れないことがあります。この状態で担当者が退職すると、手順書があっても、そもそもシステムに入れません。
ベンダーの担当者に頼っている場合
システムを作った会社や保守の会社の、特定の担当者に頼っている型です。個人や少人数で開発している会社に作ってもらい、長く保守してもらっている場合に多く見られます。その担当者が定年になる、退職する、会社が廃業する、といった話が出たときに表に出ます。
この型で確かめるのは、契約書と、ソースコード（プログラムの元になるファイル）の置き場所です。ソースコードがベンダーの手元にしかなく、契約で受け取れるかも決まっていなければ、ほかの会社に直してもらうことができません。後任の担当者がいるのか、いるならいつから引き継ぐのかも、早めに聞いてください。
なぜ基幹システムは属人化しやすいのか
基幹システムが属人化しやすいのは、「誰の名義で、どこにあり、誰が直せるか」が、動いている間は誰にも問われないからです。困らないので、次のことが少しずつ積み重なります。
- 誰が直せるか：自社の業務に合わせた作り足しが何年分も重なり、「この画面のこの項目は何のためか」を答えられるのが、作り足した本人だけになる
- どこにあるか：設計書や、直したときの記録が、担当者のパソコンやベンダーの手元にしか残っていない
- 誰の名義か：導入した当時の担当者の名前やメールアドレスで、契約やアカウントが作られたままになっている
- 見る人の数：見られる人が1人のまま10年、20年とたち、その1人の定年や退職が近づいてくる
どちらの型かが分かれば、次に測るのは「どれだけ危ないか」です。
放っておくと何が起きるか、まず自社の危なさを測る
放っておくと、担当者がいなくなった日に、会社の毎月の処理が止まります。そこまでいかなくても、障害の復旧が遅れ、法律や制度の変更にも間に合わなくなります。ただし、属人化には利点もあるので、一気になくそうとする必要はありません。まずは自社がどれくらい危ないかを測ってください。
担当者の不在で、月次・決算などの処理が止まる
いちばん困るのは、決まった日にやらなければならない処理が止まることです。月末の締め、請求書の発行、給与の計算、決算のデータ出力などです。担当者が長く休んだり、急に退職したりすると、その処理を誰もできなくなります。請求書が出せなければ入金が遅れ、給与が計算できなければ社員に影響が出ます。
障害の復旧が遅れ、法律や制度の変更にも間に合わない
システムが止まったとき、原因を調べて直せるのが担当者1人だけなら、その人がつかまるまで復旧できません。夜間や休日、担当者の休暇中に止まれば、そのまま業務が止まります。原因が分からないまま、「エラーが出たら再起動する」といったその場しのぎが、いつのまにか決まりになってしまうこともあります。
法律や制度の変更も、決まった期日までに直さなければなりません。たとえば、2023年10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、請求書に載せる項目や税額の計算の仕方が変わりました。2024年1月からは、電子帳簿保存法により、メールなどで受け取った請求書などの電子データを、決まった形で保存することが求められています。こうした変更に合わせて基幹システムを直せる人が1人しかいないと、その人の手が空くのを待つしかありません。
不正やミスに気づきにくく、作り替えの判断もできなくなる
管理者として触れるのが担当者1人だけだと、その人の入力ミスや設定の誤りを、ほかの誰も見つけられません。たとえば、商品マスターの単価を1か所まちがえても、請求書が出たあとで取引先から言われるまで分からない、ということが起きます。担当者を疑う話ではなく、2人目の目がないという仕組みの問題です。
作り替えのときにも困ります。新しいシステムを頼むには、今のシステムで毎月何をしているかを、頼む先に説明しなければなりません。説明できる人が1人で、その人がもういなければ、見積もりの前提が作れません。結果として、今の回り道まで新しいシステムでそのまま作ってもらうことになりがちです。
属人化には利点もある
一方で、属人化は悪いことばかりではありません。業務をよく知る担当者がいるからこそ、自社に合ったシステムを速く直せたり、細かい要望にすぐ応えられたりします。社内の人が直せるなら、外に頼むより費用も抑えられます。
目指すのは、詳しい人を減らすことではありません。詳しい人が休んでも辞めても、名義・ログイン・ソースコードは会社に残り、2人目が月次の処理を回せる。そこまで来れば十分です。手を付ける範囲は、次の自己チェックと、後で説明する洗い出しで決めます。全部を一度にやろうとはしないでください。担当者のふだんの仕事が回らなくなれば、それ自体が新しい「止まる原因」になります。
5分でできる自己チェック
次の7つのうち、いくつ当てはまるかを数えてみてください。
- その人が2週間休んだら、止まる処理がある
- 月次や決算の処理を、その人以外がやったことがない
- サーバーや管理画面に、その人の個人のアカウントでしか入れない
- ソースコードやデータがどこにあるかを、会社として把握していない
- 手順書がない、または何年も直していない
- 保守を頼んでいる会社の担当者が1人だけで、後任が決まっていない
- 法律や制度が変わったとき、誰に直してもらうか決まっていない
目安は、0個なら年に1回の見直しで十分、1〜2個なら当てはまる項目から手順2・3を進める、3個以上なら手順1から順にすぐ始める、です。数はあくまで目安です。「その人が2週間休んだら止まる処理がある」に当てはまるなら、数に関係なく次の手順に進んでください。
基幹システム・社内システムの属人化の解消は「止まると困る順」に進める
属人化の解消は、「止まると困る順」に5つの手順で進めます。手順書づくりから始める会社が多いのですが、先に「どこから手を付けるか」と「会社の管理に戻すもの」を決めておかないと、手順書を書いても、システムに入れない、直せない、ということが起きます。
手順1：止まると困る業務と、その人しかできない作業を書き出す
最初に、基幹システムを使う業務を書き出し、「止まったときの影響」と「できる人の数」を並べます。影響が大きく、できる人が1人の業務から手を付けます。書き出すのは、次の5つの欄で十分です。
- 業務：月次の締め、請求書の発行、給与の計算、受注の取り込み、など
- 頻度：毎日・毎月・年1回
- 止まったときの影響：入金が遅れる、出荷が止まる、など
- できる人の数：1人か、2人以上か
- 手順書の有無：あるか、いつ直したか
年に1回しかない処理も入れてください。年末や決算の処理は、前の年にやった人の記憶だけが頼りになりやすいからです。書き出すときは、担当者に聞き取る役を、上司か副担当の候補が受け持つと漏れが減ります。「その次は何をしますか」「それをしないと何が困りますか」と聞いていくと、本人が書くと省いてしまう小さな作業が出てきます。
手順2：名義・ログイン・ソースコードの置き場所を会社の管理に戻す
次に、システムに「入れる」「直せる」ための持ち物を、会社の管理に戻します。手順書より先にやるのは、担当者がいなくなったとき、これがないとシステムに入ることもできないからです。
- 名義：サーバー、クラウド、ドメイン、ソフトのライセンスの契約が、会社名で、会社のメールアドレスで登録されているか
- ログイン：管理者のアカウントが担当者個人のものになっていないか。会社の共有アカウントか、2人以上が持つ形にする。パスワードは会社のパスワード管理の仕組みに置く
- ソースコード：どこにあるか、会社が受け取れるか。ベンダーの手元にしかないなら、契約を確かめて写しをもらう
- データ：担当者のパソコンや個人のフォルダに、集計用の Excel や取り込み用のファイルが置かれていないか。会社の決まった場所にまとめる
ベンダーに頼っている型なら、ここは契約の話になります。ソースコードの扱いや引き継ぎの協力は、契約書にどう書いてあるかで変わるので、ベンダーを替える場合も含めて「システムのベンダー変更で失敗しないために」で受け取るものの一覧をまとめています。
手順3：手順書は「次の人が1回やってみて」直す
手順書は、書いて終わりにせず、担当者以外の人が手順書だけを見て1回やってみて、つまずいた所を直します。書いた本人には当たり前のことが抜けていても、本人では気づけないからです。
手順書には、画面の操作のほかに2つ書いておいてください。1つは、その作業をしないと何が困るか。もう1つは、エラーが出たときにまず見る場所です。この2つがあれば、画面や制度が変わっても、次の人が自分で考えられます。書き出していると「この作業、今もやる意味がある？」というものも出てきます。そうした作業は、手順書に残す前に、やめられるかを決めてください。月次の締めのように毎月ある処理なら、翌月に副担当がやってみるのがいちばん早い確かめ方です。
毎朝のデータの取り込みのように、決まった操作を毎回同じようにくり返している作業は、手順書にするより、システムに任せて自動で動くようにしたほうが早いこともあります。ただし、自動で動く仕組みも、誰かが作ったものです。作った人と置き場所を、手順2で会社の管理に戻すものに入れておいてください。
手順4：2人目を作る（社内の副担当、難しければ外部の保守の会社）
手順書ができたら、その業務をできる2人目を決めます。社内に副担当を置けるなら、毎月の処理を交代でやる、担当者の休暇中は副担当が受け持つ、といった形で、実際に手を動かす機会を作ります。
社内に人がいなければ、外部の保守の会社を2人目にする方法もあります。ここで大事なのは、外に「丸投げ」して、今度は外の担当者に頼る形にしないことです。名義とソースコードは会社が持ち、外部の会社には、手順書と一緒に作業を頼む。こうしておけば、保守の会社を替えるときも困りません。新しく人を採用するときも同じです。その人が前の担当者と同じ立場に座るだけなら、10年後に同じ問題が戻ってきます。名義とソースコードが会社にある状態で、引き継いでください。
手順5：定期的に見直す
一度整えても、システムを直したり人が入れ替わったりするうちに、また1人に寄っていきます。決算が終わった月など、年に1回の時期を決めて、次の3つを確かめてください。
- 管理者のアカウントの一覧：今いる人だけになっているか。退職した担当者や、契約が終わった業者のアカウントが残っていないか
- 手順書の日付：最後に直した日が、システムを最後に直した日より古くないか
- 洗い出し表：「できる人が1人」の行が増えていないか
ふだんから続けるには、ベンダーにシステムを直してもらうたびに、「手順書のどこが変わりますか」も一緒に聞いておくのが手軽です。
担当者に協力してもらうときの伝え方
属人化は、担当者が情報を抱え込んだから起きたわけではありません。1人に任せたまま、時間も人も足さなかった結果です。担当者に「全部書き出しておいて」と頼むだけでは、ふだんの業務に追われて進みません。
本人に協力してもらうときは、「あなたがいないと困るから、休めるようにしたい」と伝え、書き出しや手順書づくりの時間を業務として確保してください。上司が洗い出しに加わり、進み具合を一緒に確かめることも大事です。
それでも解消できないとき：作り替えが要るかの判断
5つの手順を進めても、「直せる人が社内にも外にも見つからない」「作った会社がもういない」といった場合は、保守の形を変えるか、作り替えるかを考えます。選べる道は、大きく3つです。
今のまま保守を続ける／外部に保守を引き継ぐ／作り替える
- 今のまま保守を続ける：手順1〜5で2人目を作れるなら、これがいちばん費用がかかりません
- 外部に保守を引き継ぐ：社内に2人目を置けないが、システムはまだ使い続けたい場合です。名義とソースコードを会社が持ったうえで、保守を外に頼みます
- 作り替える：費用と期間がいちばんかかります。今のシステムが何をしているかを書き出してから進めないと、必要な機能が抜けたり、要らない機能まで作ったりします
作り替えを考える目安
次のどれかに当てはまるなら、作り替えも選択肢に入れてください。
- 作った会社がもうなく、ソースコードも手元にない
- 使っている OS・データベース・言語などのサポートが切れていて、セキュリティの更新が出ない
- 中身を読んで直せる人が、社内にも外にも見つからない
作り替えの方法は、一から作るだけではありません。市販のパッケージソフトやクラウドのサービスに乗り換え、自社に合わせて作り足す部分をできるだけ少なくする方法もあります。作り足しが少ないほど、次に属人化する場所も少なくなります。制度の変更も、サービスの側の更新で対応してもらえることが多く、社内で直す量が減ります。選ぶときは、今ほかのシステム（会計ソフト、ネットショップ、取引先との受発注など）とやり取りしているデータを、乗り換え先でも出し入れできるかを確かめてください。逆に、パッケージに業務を合わせられないほど独自の業務なら、今のシステムを外部に引き継いで使い続けるほうが合うこともあります。
退職まで時間がないとき、先に回収するもの
担当者の退職日がもう決まっているなら、手順1〜5を全部やる時間はありません。最終出社日までに、名義・ログイン・ソースコードの置き場所と、その人しか知らない作業の記録を回収することを先にしてください。回収するものの一覧は「システム担当者が退職するときの引き継ぎチェックリスト」にまとめています。
よくある質問
担当者が1人しかいない会社でも解消できますか？
できます。社内に2人目を置けなくても、名義・ログイン・ソースコードを会社の管理に戻し、手順書を作り、外部の保守の会社を2人目にすれば、「その人しかできない状態」はなくせます。まずは手順1の洗い出しと、手順2の名義・ログインから始めてください。どちらも、新しい人を雇わずにできます。
ベンダーの担当者が定年になると言われました。どうすればよいですか？
まず、後任がいるか、いつから引き継ぐかを聞いてください。後任がいない、またはベンダーの会社自体が続くか分からないなら、ソースコードと設計の資料を受け取れるかを、契約書と合わせて確かめます。ほかの会社に保守を移すことも考えるなら、「システムのベンダー変更で失敗しないために」で、替える前に確かめることと受け取るものの一覧をまとめています。
手順書はどこまで書けばよいですか？
「担当者以外の人が、手順書だけを見て、その処理を最後までできる」ところまでです。画面の操作の順番、入力する値の決め方、なぜその作業が要るか、エラーが出たときに見る所を入れてください。どこまで書けたかは、副担当に1回やってもらえば分かります。
まとめ
- 基幹システムの属人化は、「社内の担当者に頼っている」か「ベンダーの担当者に頼っている」かで、話す相手と取り戻すものが変わる
- 放っておくと、担当者がいなくなった日に月次や決算の処理が止まる。障害の復旧も、法律や制度の変更への対応も遅れる
- 属人化には利点もある。なくすのは「その人しかできない状態」で、詳しい人ではない
- 解消は「止まると困る順」に、書き出す → 名義・ログイン・ソースコードを会社に戻す → 手順書を試して直す → 2人目を作る → 定期的に見直す、の5つで進める
- それでも解消できなければ、外部に保守を引き継ぐか、作り替えるかを選ぶ
まずは今日、「その人が2週間休んだら何が止まるか」を紙に書き出してください。それが手順1の洗い出し表の最初の行になります。
基幹システムの「誰しか分からないか」を点検します
「基幹システムのことを分かる人が1人しかいないが、何から手を付ければよいか分からない」「ベンダーの担当者が定年になる前に、今の状態を整理したい」「作り替えるべきか、引き継げば使い続けられるのか判断したい」。そんなときは、ご相談ください。
アストラルコードでは、点検（15万円（税別）・2週間・報告書つき）をご用意しています。基幹システムのソースコード・サーバー・アカウント・手順書がどこにあり、誰しか分からないかを調べ、止まると困るところと、手を付ける順番を報告書にしてお渡しします。点検の結果をもとに、その後の作業をご依頼いただくかどうかは、そのあとで決めていただけます。
「まだ担当者の退職の話が出ただけで、何も整理できていない」という段階から、お気軽にご相談ください。
